01 Pengantar dan ruang lingkup
Yayasan Dharma Bermakna ("YDB", "kami") menghormati hak privasi dan berkomitmen melindungi Data Pribadi yang diproses dalam kegiatan dan layanan yang tujuan serta cara pemrosesannya ditetapkan oleh YDB. Kebijakan ini menjelaskan kategori data, tujuan dan dasar pemrosesan, pihak penerima, penyimpanan, keamanan, hak individu, dan kanal permintaan.
Kebijakan berlaku pada website dan kanal digital YDB serta program di bawah kendalinya, termasuk SmartPHCM, program MET, membership, pelatihan, konsultasi, kegiatan survei/riset, kampanye dan komunikasi, serta aplikasi pendukung. Kebijakan tidak otomatis mencakup pengolahan data oleh PT GASI atau organisasi independen lain.
Apabila terdapat pengendali bersama atau pengendali lain, peran dan tanggung jawab akan diterangkan tersendiri.
02 Pengendali dan kontak
Pengendali Data Pribadi: Yayasan Dharma Bermakna (YDB). Website: https://www.ydb.or.id. Kontak pelindungan data: Abi Jabar melalui privacy@ydb.or.id. Narahubung ini menerima pertanyaan dan permohonan terkait data pribadi; penyebutan ini tidak dengan sendirinya merupakan penunjukan pejabat pelindungan data pribadi secara formal.
03 Kategori data
Bergantung pada layanan yang digunakan, data yang dapat diproses mencakup: (a) identitas/kontak seperti nama, alamat email, nomor telepon, organisasi, dan jabatan; (b) pendaftaran, kepesertaan, membership, transaksi atau konfirmasi administrasi program; (c) minat profesional, pilihan layanan, preferensi komunikasi; (d) jawaban survei dan masukan; (e) data interaksi digital seperti halaman, pilihan kampanye, waktu, pengenal peristiwa/token, data teknis dan keamanan yang relevan; serta (f) riwayat permintaan dan komunikasi.
YDB membatasi pengumpulan sesuai kebutuhan aktual formulir atau layanan. Apabila kegiatan memerlukan data yang lebih sensitif atau pengolahan berisiko lebih tinggi, informasi dan perlindungan tambahan diberlakukan sebelum pemrosesan.
04 Tujuan dan dasar pemrosesan
Tujuan pemrosesan meliputi: menanggapi permintaan; melaksanakan membership, pendaftaran dan penyelenggaraan program; mencatat pilihan/minat layanan; menyelenggarakan survei dan peningkatan kualitas; mengelola komunikasi terkait layanan; menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan dan mengaudit aktivitas; memenuhi kewajiban hukum; serta pemasaran yang memiliki dasar pemrosesan sah.
Untuk tiap aktivitas YDB menentukan dan mendokumentasikan dasar yang sah menurut UU No. 27 Tahun 2022, antara lain persetujuan yang sah, pelaksanaan perjanjian atau langkah pra-perjanjian, kewajiban hukum, atau dasar sah lainnya sebagaimana berlaku. Persetujuan tidak digunakan sebagai satu-satunya dasar bagi seluruh kegiatan secara otomatis. Pemberitahuan spesifik diberikan ketika konteks pemrosesan memerlukannya.
05 Pilihan komunikasi dan pemasaran
Penyerahan alamat email untuk identifikasi interaksi, permintaan informasi, pendaftaran, atau survei tidak otomatis merupakan persetujuan menerima email promosi. Persetujuan pemasaran—bila menjadi dasar yang digunakan—diminta secara jelas, terpisah, dan dapat ditarik kembali. YDB membedakan komunikasi yang diperlukan untuk layanan dari komunikasi promosi dan menghormati pilihan berhenti berlangganan sesuai aturan yang berlaku.
06 Campaign tracking, cookie, dan analitik
Pada kampanye SmartPHCM dan program terkait, sistem dapat merekam pilihan atau peristiwa interaksi sebelum pengunjung memasukkan email. Bila pengguna kemudian memasukkan email, sistem dapat menghubungkan pilihan tersebut dengan email yang diberikan untuk memahami minat dan menindaklanjuti permintaan sesuai dasar pemrosesan yang sah. Alamat email yang belum diverifikasi tidak dinyatakan telah terverifikasi, dan status persetujuan pemasaran tidak dianggap ada hanya karena email diberikan.
Pemberitahuan di titik pengumpulan data harus menjelaskan informasi penting secara ringkas dan mengarahkan ke kebijakan ini. Apabila cookie atau teknologi pelacakan non-esensial digunakan, jenis, tujuan, serta mekanisme pilihan atau persetujuannya disampaikan secara terpisah sesuai kebutuhan.
07 Penerima data dan penyedia teknologi
Data dapat diakses secara terbatas oleh personel berwenang dan diproses oleh penyedia yang diperlukan untuk hosting, database, penyimpanan, pengiriman email, formulir, keamanan, atau layanan operasional. Akses dibatasi berdasarkan kebutuhan dan dituangkan dalam pengaturan yang sesuai. YDB tidak menjual data pribadi untuk kepentingan komersial pihak lain.
Lokasi penyimpanan dan potensi transfer lintas negara dievaluasi menurut layanan yang dipakai dan kewajiban hukum yang berlaku; rincian yang relevan tersedia melalui pemberitahuan tambahan apabila diperlukan.
08 Penyimpanan, retensi, dan penghapusan
Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan yang sah, berdasarkan jadwal retensi per kategori yang disahkan YDB dan kewajiban hukum yang relevan. Kategori yang dibedakan sekurang-kurangnya: membership, administrasi pelatihan, survei/riset, komunikasi/consent, event campaign tracking, serta log keamanan dan pencadangan.
Setelah tujuan atau masa retensi berakhir, data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai ketentuan dan pengecualian hukum yang relevan. Durasi spesifik adalah dua (2) tahun kecuali diatur lain dalam matriks retensi yang harus sudah disetujui oleh penanggung jawab sebelum perubahan kebijakan terkait masa retensi diberlakukan.
09 Keamanan dan insiden
YDB menerapkan langkah teknis dan organisasi yang proporsional terhadap risiko, seperti pembatasan akses, autentikasi, perlindungan kredensial, pencatatan akses, pemantauan, pencadangan, dan pengelolaan insiden. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, YDB melakukan penanganan serta pemberitahuan yang diwajibkan oleh hukum.
10 Hak Subjek Data Pribadi
Sesuai persyaratan dan pengecualian hukum yang berlaku, individu dapat meminta informasi, akses, koreksi, penghapusan atau pemusnahan, menarik persetujuan, menyampaikan keberatan, serta menggunakan hak lain yang diberikan oleh peraturan. Permohonan ditujukan ke privacy@ydb.or.id. YDB dapat melakukan verifikasi identitas sebelum memenuhi permintaan dan akan menanggapi dalam jangka waktu yang diwajibkan hukum.
11 Pemberitahuan khusus dan hubungan antarlayanan
Pemberitahuan privasi ringkas dapat ditampilkan pada formulir membership, pelatihan, survei, kampanye, atau aplikasi tertentu dan merupakan pelengkap kebijakan ini. Dalam hal layanan memiliki pengendali atau tujuan yang berbeda, pemberitahuan khusus harus secara eksplisit menyatakan pihak yang bertanggung jawab. Satu kebijakan universal tidak menghapus kewajiban menginformasikan tujuan dan dasar pemrosesan yang spesifik.
12 Revisi dan tanggal berlaku
Kebijakan ditinjau apabila terdapat perubahan material pada kegiatan, teknologi, hubungan penyedia, atau peraturan. Perubahan signifikan akan diberitahukan melalui kanal yang sesuai. Kebijakan ini berlaku mulai tanggal 26 Oktober 2026 berdasarkan pengesahan Pengurus Yayasan Dharma Bermakna tanggal 25 Oktober 2026.